Специализация "Suzuki"

Специализация "VW Group AG"

    Кроме того, решение строится на базе платформы БУХта, которая с технической точки зрения представляет собой единую базу данных, куда стекается информация из всех подразделений компании. В результате формируется сквозная цепочка процессов сбыта автомобилей и запчастей, снабжения, сервиса, гарантийного обслуживания, маркетинговых акций, а также управленческого и бухгалтерского учета, управления персоналом и расчета заработной платы. Соответственно, все участники основных и вспомогательных процессов работают в единой информационной среде. Таким образом устраняется проблема информационных разрывов между различными участками деятельности автодилера.

Система состоит из следующих ключевых блоков:

1.  Управление контактами (CRM)

 Блок управления контактами на этапе построения информационной системы всего холдинга расширяется за счет добавления к нему функций учета, постановки и отслеживания выполнения внутренних заданий в холдинге.

1.1. Управление клиентской базой

 Основная информация, необходимая для оперативной работы:
• Наименование
• Телефоны, Эл. почта
• Место работы
• Должность
• Сфера деятельности организации
• Журнал контактов и задач.

 Автомобили:
 Список автомобилей с датами покупки и продажи. Сервисная история по каждому автомобилю
• Дата
• Компания
• Содержание работ
 
 Связи:
 Сгруппированные по типу взаимоотношений связи с другими клиентами
• Родственники
• Коллеги
• Компаньоны
• Партнеры
• Знакомые

1.2. Управление контактами 

1.3. Управление задачами

2.  Маркетинг 

2.1. Задачи сотрудникам

Начальник отдела маркетинга формирует задания для своих сотрудников по проведению, каких либо работ. Данные вносятся отделом маркетинга. Разбиты на виды маркетинговой деятельности, задачи, подзадачи до 4-х уровней с указанием ответственного и сроков выполнения. Данные о заданиях вводятся в единую базу CRM холдинга. Соответственно по факту их выполнения рождается новая задача или проставляется признак выполнено.

2.2. Мотивация

На основании ключевых показателей, таких как валовой доход, прирост клиентской базы и.т.д  отделом маркетинга рассчитывается эффективность работы отдела маркетинга. Данные собираются из управленческого учета всех компаний холдинга и выводятся в один отчет «Эффективность отдела маркетинга».

2.3. Маркетинговые воздействия

Отдел маркетинга разрабатывает маркетинговые воздействия, такие как: презентации, фестивали и.т.д. После проведения маркетингового воздействия происходит регистрация  и накопление информации об эффективности воздействия. После мероприятия полученные контакты вносит отдел маркетинга и ставит задачи менеджерам ОП по звонкам, визитам, продажам. В указанные сроки формируется сводный отчет.

2.4. Опросы

Службой маркетинга проводятся различные опросы.  Опросы  проводятся как сотрудниками отдела маркетинга, так и хостесом (служба секретарей). Каждый из этих опросов представляет набор вопросов с предустановленными ответами или полями для ввода данных. Система позволяет создавать новые опросы и просматривать и анализировать уже заполненные опросы.

 Кроме того БУХТА:АВТОДИЛЕР позволяет учитывать различного рода скидки и маркетинговые акции, а также все гарантии, которые есть у клиента – будь то гарантии завода-изготовителя или собственные гарантии автодилера, - а ведь их может быть великое множество.

3.  Сервис и обслуживание автомобилей 

Блок охватывает группу задач объединенных складом запасных частей, сервис цехом и производственным учетом. Каждый из этих блоков несет свою необходимую для функционирования нагрузку и одновременно связан с другим блоком. Для запуска необходима единовременная настройка всех этих блоков как единое целое.

3.1. Склад запасных частей 

Склад запасных частей решает задачи такие как: поддержание неснижаемого запаса основных необходимых для повседневной деятельности запасных частей, обработка заказов сервисного цеха и отдела продаж на поставки запасных частей, своевременная выдача запасных частей по заказ нарядам, организация ячеистого хранения запасных частей.

Каталог  товаров организуется как единый каталог товаров всего холдинга на основании группировки товаров по производителям, видам и подвидам товаров. В каждом товаре необходимо предусмотреть наличие необходимых полей, которые будут согласовываться на этапе формирования карточки товара.
Некоторые товары могут быть в виде комплекта, предусмотрена возможность хранить комплектные товары и комплектовать и разукомплектовывать товары.
Для организации складского учета организован количественный и суммарный приход и расход запасных частей со склада.
Приход запанных частей может быть связан с стандартными для конкретной модели автомобиля справочниками производителя.
Расход запасных частей осуществляется по предварительным заказам или по заказ нарядам путем списания по определенной заранее цене товаров со склада.

3.2. Сервис

Планирование сервисной зоны – вопрос тоже достаточно важный, т.к. при высоком качестве этого процесса можно избежать ее перегрузки или простоев. Естественно, последнее напрямую влияет на доходы компании.
Блок сервис определяет задачи учета формирования заказ нарядов на ремонт автомобилей, а так же организации заказа запасных частей. Блок запускается по каждому производителю внутри холдинга.
Основной задачей учета заказ нарядов служит формирование списка работ по ремонту, расчет стоимости заказа и списанных под заказ запасных частей. Для организации приема заказов на выполнение работ организованно рабочее место мастера консультанта (ассистента сервиса) в котором была бы возможность просмотра текущей планируемой загрузки мастеров-конультантов,  механиков, оборудования и подменных автомобилей  по заказ нарядам. Заказ наряд объединяет в себе список работ, заказанные или уже списанные запасные части, загрузку ресурса компании и факт использования подменного автомобиля.

БУХТА:АВТОДИЛЕР предоставляет удобные мощные средства «Журнал записи» визуального анализа и планирования загрузки механиков, мастеров-приемщиков, подъемников, специнструмента в разрезе времени и операций сервисного заказа. Заказ просто создается кликом мыши в журнале и переносится на определенного механика либо подьемник на тот промежуток времени, когда он должен быть выполнен. С учетом этого в сервисном заказе автоматически корректируются даты начала и окончания работ, исполнители и т.д.
Работа мастер-консультанта по обработке заказ наряд состоит из следующих этапов:
• Обработка входящих звонков, запись клиентов на сервис.
• Прием автомобиля:
• Выполнение заказ наряда:
• Выдача автомобиля:

Шапка заказ-наряда представляет сотруднику сервис центра возможность выбора клиента, плательщика клиента, автомобиля клиента. Одновременно по выбору клиента предоставляется вся финансовая информация по клиенту в том числе, финансовые расчеты, предоставляемые скидки, и.т.д.
К каждому мастеру-консультанту прикреплена бригада механиков.  Все работы мастером-консультантом планируются на своих механиков.
Список работ по заказ наряду определяется на основании стандартизированного списка работ предоставляемого производителем для конкретной модели автомобиля. Стоимость работ формируется на основании стоимости норма часа по конкретной модели автомобиля и необходимого на выполнение той или иной работы времени.
Список запанных частей необходимых на выполнение объема работ формируется инженером по верификации или мастером консультантом. Одновременно по наличию запасной части она ставиться в резерв, по отсутствию производятся необходимые операции по ее заказу у производителя.
ПО мере прохождения выполнения заказ-наряда по этапам выполнения работ проставляются соответствующие признаки.

3.3. Производственный учет

Блок производственный учет определяет задачи учета панируемой загрузки ресурсов компании.
Ресурсами компании определяться мастера-консультанты, механики, оборудование и подменные автомобили. На основании плановых и фактических данных загрузки ресурсов будет производиться анализ загрузки ресурса.
Отдельным элементом учета выделяется учет склада инструментов и материально технических ресурсов предусматривающий организацию учета выдачи и возврата инструмента и МТР сотрудникам компании.

3.4. Подмена автомобиля

Блок подмена автомобиля  определяет задачи организации услуги мобильность и учета панируемой загрузки подменных автомобилей компании.
 
Условно услугу мобильность можно разделить на этапы:
• Определение предоставления мобильности (подменного автомобиля).
• Работа с клиентом по данной услуге.
• Формирование пакета документов по предоставлению данной услуги.
• Формирование пакета документов по оплате данной услуге.
• Формирование пакета документов в случае повреждения подменного автомобиля.
• Контроль, за процессом  ремонта и корректировка сроков по предоставлению подменного автомобиля.
• Контроль, за оплатой  услуг мобильности.
• Формирование отчетов для анализа эффективности услуги мобильности.
• Расчет себестоимости услуги мобильности, в зависимости от Организации предоставляющей подменный автомобиль.
Для формирования в ИС необходимо предусмотреть систему учета договоров на предоставление услуги мобильность и их связь с заказ нарядами и с учетом ресурса подменный автомобиль.

3.5. Учет фактического времени загрузки персонала 

Основной задачей системы организация регистрации фактического времени работ механиков компании по выполнению заказ наряда. Для организации учета настраивается  работа сканеров штрих кодов на регистрации событий и вводу их в базу данных с последующим сопоставлением их с плановой загрузкой.
Система учета фактического времени работы сотрудников должна в итоге формировать фонд заработной платы механиков.

Кроме того, система позволяет отслеживать всю историю автомобиля, начиная с запроса на данный автомобиль клиентом, заказа у импортера или производителя, поставки, ППО, установки дополнительного оборудования, продажи, сервиса, гарантийных работ, работ по отказам производителя, смене владельцев, смене номерных знаков, trade-in и т.д

4.  Бухгалтерский учет

ПК БУХта позволяет вести полнофункциональный бухгалтерский учет. В каждой компании холдинга  настраивается система бухгалтерского учета, построенная на стандартизированном для всего холдинга плане счетов. Для каждого из юридических лиц в холдинге организовывается возможность ведения независимого бухгалтерского учета.

Основные блоки бухгалтерского учета.

4.1. Банк, касса 
4.2. Реализация
4.3. Учет ОС и НМА
4.4. Учет заработной платы

5.  Продажа автомобилей 

БУХТА:АВТОДИЛЕР предоставляет удобные средства и функции по реализации процессов закупки и продажи как новых, так и бывших в употреблении автомобилей. Когда мы покупаем б/у автомобиль, мы покупаем его со всеми его проблемами, поэтому нам важно сразу при первичном осмотре определить существующие повреждения и, соответственно, определить реальную цену.
Блок продажи автомобилей запускается для каждого производителя внутри холдинга. Блок предусматривает автоматизацию всей цепочки продажи автомобиля от его заказа у поставщика, до выдачи автомобиля покупателю.

5.1. Склад автомобилей

Для полнофункционального учета в ИС необходимо предусмотреть реализацию следующих этапов работы по продаже автомобиля:
• Регистрация интереса покупателю к автомобилям.
• Подбор и заказ автомобиля по дополнительной комплектации.
• Контроль прохождения автомобиля по этапам производства.
• Ввод новых автомобилей в базу.
• Регистрация характеристик стандартного и дополнительного оборудования автомобиля.
 

5.2. Продажа новых автомобилей

Основные необходимые этапы учета продажи автомобилей в ИС:
• Ввод в базу договоров продажи новых автомобилей и заказ у поставщика.
• Печать всех необходимых документов на продажу автомобиля.
• Регистрация кредитных и лизинговых договоров с клиентами.
• Регистрация страхования автотранспорта.
• Формирование заявки на установку дополнительного оборудования в сервис цех.
• Расчет себестоимости. Расчет начислений на оплату труда менеджеров по продажам.
• Проведение тест драйвов и печать всех необходимых документов.

5.3. Продажа автомобилей Traid-In

Ввод в базу договоров комиссии и Traid-In. Формирование базы машин Traid-In. Учет взаиморасчетов с контрагентами.

6.  Оптовые продажи и закупки запасных частей 

Блок оптовых продаж и закупок запасных частей предполагает автоматизацию компании оптового закупщика внутри холдинга. 

6.1. Продажа запасных частей

Ведение базы клиентов. Ввод заказов на товары.  Работа с Прайс листами и формирование заказа на поставку запасных частей. Взаиморасчеты с клиентами и, включая разнос оплат по заявкам покупателей  контроль кредиторской  задолженности.
 

6.2. Работа с поставщиками запасных частей

В отдел закупок из отделов продаж поступают заявки на закупку соответствующего количества товара конкретной номенклатуры. Отдел снабжения обрабатывает эти заявки и формирует дату плановой поставки по номенклатуре товара. Для организации всей цепочки поставок в базе ИС необходимо вести ценовой учет номенклатуры товаров с вариантами закупки у разных поставщиков.
В результате общения с поставщиком начальник отдела или его помощник формирует договор и счет на оплату товара, который в свою очередь передается в финансовый отдел. Финансовый отдел совместно с начальником отдела снабжения формирует график погашения кредиторской задолженности.
Ведение базы поставщиков. Подготовка заказа поставщику. Работа с Прайс листами поставщиками. Взаиморасчеты с поставщиками, включая разнос оплат по заявкам поставщикам контроль дебиторской задолженности.

7.  Персонал (Кадры)

 Блок персонал предусматривает полнофункциональный кадровый учет в группе компаний.

7.1. Мотивация сотрудников

 Регистрация мероприятий связанных с мотивацией сотрудников и контроль за их выполнением.
 

7.2. Адаптация сотрудников 

 Регистрация мероприятий связанных с приемом сотрудников на работу и контроль за их выполнением.

7.3. Подбор персонала

 Регистрация потребности в персонале, подбор соискателей и формирование базы кадрового резерва. 

8.  Система разграничения доступов.

 Дополнительно к стандартной системе доступов ПК БУХта разработаны свои доступы завязанные на организационную структуру холдинга.

Получить консультацию по конфигурации БУХта:Автодилер вы можете по тел. 812 498-8676

 Дополнительно: Статьи Автоматизированные рабочие места БУХта:Автодилер, Что мы сделали для автоматизации штатных единиц автодилера